Ich freue mich über diesen tollen Gastartikel von Meike Kranz, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen und ordentlichen Dateiablagen teile. 🙂
Ordnung schaffen in der Dateiablage – leicht gemacht mit der 5S-Methode
Informationen sind sowohl in großen Unternehmen als auch in kleinen Betrieben eines der wertvollsten Güter. Diese stehen in Ihrem ERP-System, CRM-Tool, schlummern in E-Mail-Posteingängen, sind auf dem Dateilaufwerk oder in der Papierablage abgelegt. Wer lange nach Informationen sucht, verschwendet unnötig Zeit. Wie Sie dabei vorgehen können, mehr Ordnung und Übersicht in Ihre Dateiablage zu bringen stellt Ihnen Meike Kranz, Expertin für Büroorganisation, in diesem Gastartikel vor.
Der ganz normale Wahnsinn…
In einem meiner Coachings am Arbeitsplatz berichtete mir eine Trainingsteilnehmerin, dass auf dem Teamlaufwerk das totale Chaos herrscht. Wenn sie eine Datei abspeichern will, dann weiß sie oft nicht, in welchen Ordner, weil gleich mehrere passen könnten. Und wenn sie eine Datei öffnen will, dann braucht sie in der Regel 15 min., bis sie die Datei gefunden hat.
Ich habe mir die Dateistruktur angesehen und habe schnell verstanden, wo das Problem ist. Es war einfach keine Ordnung erkennbar. Außerdem gab es eine sehr tiefe Ordnerstruktur, sodass ich das Gefühl hatte, mich zu verlaufen.
Als dann der Abteilungsleiter kurz durch die Tür geschaut hat, habe ich ihn darauf angesprochen. Er sagte mir, dass er 50 andere wichtigere Aufgaben auf dem Zettel hat, da könnte er nicht auch noch die Dateiablage neu strukturieren!
Wenn man sich aber mal überlegt, dass das Team aus 20 Mitarbeitern bestand und jeder geschätzt 4x pro Tag eine Datei sucht und dafür vielleicht im Schnitt 10 Minuten benötigt, dann kommt man in der gesamten Abteilung auf rund 67 Stunden pro Woche, die unnötig verschwendet werden. Im Jahr sind es sogar ca. 3.000 Stunden!
Es lohnt sich also durchaus, Zeit zu investieren, um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk neu zu strukturieren, weil man sehr schnell viel Zeit einsparen kann. Zeit, die man dann für andere Projekte nutzen kann.
Warum die Neustrukturierung der Dateiablage so oft scheitert
Wenn ich mit Mitarbeitern über die Dateiablagestruktur spreche, erfahre ich häufig, dass es schon mal einen Versuch gegeben hat, die Struktur zu verbessern. In der Regel hat damals der Abteilungsleiter einen Mitarbeiter benannt, der eine neue Struktur entwickeln sollte. Dieser Mitarbeiter hat sich die bisherige Struktur angesehen und neue Ideen gehabt, die für ihn sehr logisch und selbsterklärend waren. Dies hat viel Mühe und Zeit gekostet. Aber als der Mitarbeiter seine neue Struktur den Kollegen vorgestellt hat, haben die sein ganzes Konzept verrissen. Die Kollegen verstehen die Struktur nicht, wollen zusätzliche Ordner für sich haben, wollen Ordner anders benennen usw. Es gibt sogar manchmal die Drohung „… Wenn die Dateiordnerstruktur so kommt wie vorgestellt, dann speichere ich keine Datei mehr darin ab! Ich finde ja sowieso nichts wieder!…“
Der Mitarbeiter bekommt vom Vorgesetzten die Aufgabe, die Struktur nochmal zu überarbeiten und die Anregungen der Kollegen aufzunehmen. Der Mitarbeiter ist aber inzwischen total frustriert, weil er so viel Zeit hineingesteckt hat und weil ihm die Wünsche der Kollegen total unlogisch erscheinen. Am Ende hat man sich nicht einigen können und alles bleibt wie gehabt.
Daher empfehle ich Ihnen einen Ablageworkshop mit allen Kollegen gemeinsam durchzuführen. Dann hat jeder die Möglichkeit sich einzubringen und seine Ideen zu nennen. Außerdem versteht jeder die neue Struktur viel besser und weiß, wo welche Datei abgelegt werden soll.
Sie befürchten, das wird ein einziges Hauen und Stechen? Ich kann Sie beruhigen. Meine Erfahrung zeigt, dass man die Ordner der 1. und 2. Ebene innerhalb von 3 Stunden strukturieren kann.
Also: auf geht’s!
Schritt-für-Schritt zu einer neuen Dateiablagestruktur
Die 5S-Methode aus dem Lean-Production-System lässt sich sehr einfach auch im Büro anwenden. Es ist eine sehr gute und leicht umsetzbare Methode, um seinen Arbeitsplatz aufzuräumen und diese einmal geschaffene Ordnung auch dauerhaft beizubehalten.
Ursprünglich beinhaltete diese Methode 5 Schritte, ich füge aber noch einen 6. Schritt hinzu. Die fünf bzw. sechs „S“ stehen für Anfangsbuchstaben der Namen der einzelnen Schritte. Es gibt auch eine deutsche Übersetzung, bei der die Begriffe mit „A“ beginnen, sodass diese Methode auch unter 5A-Methode bekannt ist.
Die einzelnen Schritte sind:
1. Separieren
Schlummern in Ihrer Dateiablage auch „Dateileichen“? Dann weg damit!
Oft sehe ich Ordner, die nach den Namen der Mitarbeiter der Abteilung benannt sind. Dort speichert jeder „seine“ Dateien ab. Man findet also „Müller“, „Meier“, „Schulze“. Aber der Kollege Müller ist bereits vor 2 Jahren in eine andere Abteilung gewechselt. Schulze ist vor 5 Jahren in Rente gegangen und Meier hat vor 3 Jahren das Unternehmen verlassen. Wer von den restlichen Kollegen hat sich mal die Zeit genommen, diese Ordner aufzuräumen? Niemand? Dann wird es jetzt Zeit dafür.
Suchen Sie auch mal bewusst nach alten Dateien (Änderungsdatum älter als ein Jahr). Werden diese noch benötigt? Was ist veraltet? Gibt es neuere Versionen?
Falls Sie sich unsicher sind, ob die Dateien wirklich gelöscht werden können, dann separieren Sie sie in einen gesonderten Ordner, den Sie z.B. „2019 löschen“ nennen. So heben Sie diese Dateien noch ca. 1,5 Jahre auf.
2. Sortieren
Nun legen Sie für alle Dateien einen Platz fest, indem Sie eine neue Ordnerstruktur entwickeln. Dafür sollten sich alle Mitarbeiter und auch die Abteilungsleitung zu einem Workshop treffen. Lösen Sie Mitarbeiterordner auf und orientieren Sie sich stattdessen an Ihren Prozessen. So muss niemand die alten Ordner aufräumen, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung verlässt. Auch Änderungen bei der Aufgabenverteilung spielen dann keine Rolle mehr.
Achten Sie bitte auch darauf, nicht mehr als 10 Ordner pro Ebene einzurichten (Ausnahme: Kundennamen, Lieferantennamen und Produkte). So haben Sie alles im Blick und müssen nicht erst lange scrollen, um zu einem Ordner zu gelangen.
Aber es nicht nur damit getan, eine neue Ablagestruktur zu entwickeln. Sie sollten auch gleichzeitig festlegen, wie Sie Dateien benennen möchten. Soll das Datum vorne stehen, oder hinten? Welche Begriffe sollen verwendet werden?
Beispiel: In Ihrer Abteilung schreiben mehrere Mitarbeiter Auftragsbestätigungen. Allerdings werden die Dateien unterschiedlich benannt. Einer verwendet den Begriff „Auftragsbestätigung“, ein Anderer „Bestätigung“, ein Dritter „Zusage“ und der Vierte „Annahme“. Wenn Sie später nach Auftragsbestätigungen suchen, werden Sie Probleme haben, diese zu finden.
Tipps und Vorlagen für die Durchführung eines solchen Dateiablage-Workshops gebe ich Ihnen
in meinem All-in-one-Paket.
3. Säubern
Nun kommt die eigentliche Arbeit: das Verschieben der Dateien von der alten in die neue Ablagestruktur. Dabei sind aus meiner Sicht zwei Varianten möglich:
Bei der ersten Variante benennen Sie Verantwortliche für jeden Ordner, die bis zu einem festgelegten Termin (z.B. in 4 Wochen) die alten Ordner aufräumen, ggf. Dateien löschen, Dateien umbenennen (gemäß der neuen Regeln für die Dateibenennung) und die Dateien an die richtige Stelle in der neuen Ordnerstruktur ablegen. Je nachdem, wie viele Ordner und Dateien sich in der alten Struktur befinden, muss jeder mehrere Stunden dafür einplanen. Der Vorteil ist allerdings, dass man die ganze Aktion relativ schnell abgeschlossen hat.
Wer aktuell nicht so viel Zeit innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums investieren kann, kann auch die zweite Variante wählen. Dabei bestehen die alte und die neue Struktur für mind. 1 Jahr parallel. Neu erstellte Dateien werden nur noch in die neue Struktur abgelegt. Wenn man mal eine ältere Datei aus der alten Struktur benötigt, soll sich der Mitarbeiter danach überlegen, ob er diese Datei auch zukünftig noch nutzen will und speichert sie dann nach den neuen Regeln in der neuen Struktur ab. Nach einem Jahr befinden sich in der alten Struktur nur noch die Dateien, die niemand mehr angefasst bzw. gebraucht hat. Sie können dann archiviert werden. Die Dateien in der neuen Struktur sind aktuell. Diese zweite Variante dauert zwar länger, bis man es abgeschlossen hat, aber lässt sich besser in den Arbeitsalltag integrieren.
Wenn Sie mich fragen, welche Variante Sie wählen sollten, dann bin ich unentschieden. Beide haben Vor- und Nachteile. Sie sollten schauen, was besser zur Abteilung und den Mitarbeitern passt.
4. Standards
Nun kommt ein wichtiger Teil: dokumentieren Sie die geschaffenen Standards. Dies hilft Ihnen dabei, die geschaffene Ordnung dauerhaft beizubehalten. Außerdem können sich neue Mitarbeiter dadurch viel schneller einarbeiten. Sie könnten die Standards z.B. in einem Office-Handbuch zusammenfassen.
5. Selbstdisziplin
Dies ist wohl der schwierigste Schritt: die Selbstdisziplin. Das Geheimnis ist: legen Sie die gleichen Dinge an denselben Ort ab.
Ich bin mir sicher, dass Sie dies bereits im privaten Bereich tun. So haben die Löffel, Messer und Gabeln in Ihrer Küche bestimmt einen speziellen Platz, zu dem Sie das Besteck nach dem Abwasch wieder zurücklegen. Für Ihre Töpfe, Teller und Tassen gilt dies bestimmt auch. Oder nehmen wir Ihren Kleiderschrank: hier gibt es sicherlich einen festen Platz für die Unterwäsche, Socken, Hosen, T-Shirts und Pullover.
Sie sehen also, es gelingt Ihnen bereits Ordnung zu halten. Dies müssen Sie nur auf Ihren Arbeitsplatz übertragen.
6. Alles läuft von selbst
Diesen Schritt habe ich hinzugefügt, denn ich bin mir sicher, dass nach einiger Zeit die neuen Vorgehensweisen zur Gewohnheit und selbstverständlich für Sie werden. Und dann läuft alles von selbst. Nichts desto trotz sollten Sie regelmäßig die Dateiablage sichten. Vielleicht haben sich „heimlich“ neue Ordner eingeschlichen oder Dateien sind falsch abgelegt worden? Dann nehmen Sie dies als Anlass, in der nächsten Abteilungsrunde über die Dateiablage zu sprechen.
Die einzelnen Schritte erkläre ich auch in ein paar kurzen Videos auf meinem YouTube-Kanal
Zusammenfassung
Aufräumen macht nur wenigen Menschen Spaß und man nimmt sich nicht die Zeit dafür, weil das Tagesgeschäft Priorität hat. Aber es ist ganz einfach, wenn man Schritt-für-Schritt vorgeht. Nachdem Sie einmal Ordnung geschaffen haben, sollten Sie Maßnahmen entwickeln, damit es Ihnen besser gelingt die Ordnung dauerhaft beizubehalten. Dokumentieren Sie Ihre selbstentwickelten Standards und nehmen Sie sich regelmäßig (am besten jeden Tag kurz vor dem Feierabend) kurz Zeit, um aufzuräumen und Dateien, die Sie auf Ihrem Desktop zwischengespeichert haben, in die Ordnerstruktur abzulegen. So wird die Ordnung mit der Zeit zur Gewohnheit und wird selbstverständlich für Sie.
Sie wollen sofort starten? Dann ist mein All-in-one-Paket das Richtige für Sie. Ich gebe Ihnen Tipps zum Workshop-Setting, stelle Ihnen meine To-Do-Liste zur Verfügung und Sie erhalten eine PowerPoint-Präsentation, mit der Sie die Workshop-Teilnehmer auf das Thema einstimmen können.
Über die Autorin
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.
Kontakt:
info@123effizientdabei.de
www.123effizientdabei.de
0 Kommentare